Sa oled siin

Korraldusasutuse juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks

 

  1. Ürituse korraldaja korraldab eelregistreerimise, mille põhjal koostatakse registreerimisleht.
  2. Üritusel peab olema päevakava.
  3. Iga üritusel osaleja peab virtuaalkeskkonda sisenema oma ees- ja perekonnanimega.
  4. Kui virtuaalkoolituse läbiviimise keskkonna logi/aruanne võimaldab üheselt identifitseerida ürituse nime, toimumisaja ja osalejate nimed (ees-ja perekonnanimi, meiliaadress), piisab ürituse toimumise tõendamiseks sellest teabest.
  5. Üritusel osalemise kohta esitatakse järgmised dokumendid olenevalt virtuaalkeskkonna võimalustest:

a) kui üritusel osalejad logivad virtuaalkeskkonda sisse ID-kaardi/ Mobiil-ID’ga, esitatakse kuvatõmmis/logifail osalejate nimedest või kui virtuaalkeskkond võimaldab digiallkirjastamist, allkirjastatakse üritusel osalejate nimekiri kõigi osalejate digiallkirjadega hiljemalt 5 tööpäeva peale ürituse toimumist. Osalejate registreerimisleht võib olla koostatud ja osalejate poolt digiallkirjastatud ka väljaspool virtuaalkeskkonda;

b) kui virtuaalkeskkond ei võimalda ID-kaardi/Mobiil-IDga sisse logimist ning digiallkirjade kogumine ei ole tehniliselt võimalik või mõistlik, allkirjastatakse üritusel osalejate nimekiri vastutava korraldaja digiallkirjaga hiljemalt 5 tööpäeva peale ürituse toimumist ning lisaks esitatakse kuvatõmmis/logifail osalejate nimedest.

  1. Pikemaajaliste virtuaalürituste (üle ühe kuu kestvate) korral tuleb osalejate nimekiri esitada vähemalt ürituse lõppedes iga päeva kohta vastavalt punktis 5 toodud võimalustele.
  2. Juhul, kui virtuaalüritust salvestatakse ja säilitatakse, teavitab ürituse korraldaja sellest osalejaid.
  3. Abikõlblikkuse kontrollimiseks külastatakse pisteliselt RÜ poolt virtuaalüritusi valimi alusel või küsitletakse osalejaid peale ürituse toimumist säilitades selle kohta kontrolljälje.
  4. Paralleelselt mitmes keskkonnas (nii virtuaalselt kui kontakt) toimuva ürituse korral tuleb säilitada kontrolljälg kõigi osalejate kohta silmas pidades eeltoodud põhimõtteid.
  5. Kui ürituse läbiviimise kulude suurus ei sõltu osalejate arvust või ei hüvitata osalejate arvu põhiselt ning puudub kohustus tõendada osalejate sihtrühma kuulumist, ei ole individuaalse osalemise tõendamine vajalik. Sel juhul tuleb esitada kirjalikult taasesitatav kontrolljälg ürituse toimumisest.
  6. Abikõlblikkuse jaoks vajalik üritusel osalejate miinimumarv sõltub konkreetse tegevuse rahastamistingimustest ja selles osas ühtseid nõudeid välja tuua ei ole võimalik.
  7. Dokumente säilitatakse vastavalt organisatsiooni dokumentide säilitamise korrale.

Info on viimati uuendatud 08.02.2021

11.02.2021