Projekti elukäik saab alguse projektiideest. Taotlejal peaks olema selge arusaam, mida ta tahab teha, mis põhjusel, kellele see on suunatud ja kuidas ta projekti ellu viib. Järgmiseks etapiks on sobiva fondi otsimine ehk siis missugustest allikatest on kavandatavate tegevuste jaoks otstarbekas rahalisi vahendeid nõutada.
Projektitaotluse kirjutamise eel peab taotleja kindlaks tegema, kas tegevus(ed), mille läbiviimiseks soovib ta vahendeid taotleda on kooskõlas konkreetse konkursi tingimustega. Oluline on määratleda sihtgrupp ja hinnata võimalikku saavutatavat tulemust. Projekti eesmärk peab olema kooskõlas rahastaja poolt esitatud tingimustega.
EL fondidest raha taotlemisel on oluline silmas pidada, et raha antakse vaid tingimusel, et abi soovijad annavad projekti elluviimiseks ka omapoolse rahalise panuse. Taotleja enda rahaline panus ehk omafinantseering on nõutav, kui taotletakse abi Euroopa Liidu struktuurifondidest. Omafinantseerimise nõutav määr projekti kogumaksumusest kõigub enamasti 10% ja 80% vahel, olenevalt sellest, kas abi taotleja on mittetulundusühing, omavalitsus või äriühing ning sellest, kas tegu on kasumliku või ühiskondliku projektiga. Omafinantseeringut arvestatakse abikõlbulikest kuludest.
Teiseks oluliseks põhimõtteks on nn järelfinantseerimine või kompensatsioonipõhimõte, mille kohaselt Euroopa Liidu toetussummad makstakse välja alles pärast seda kui projektikulud on tehtud. Toetuse väljamaksmine toimub taotleja poolt esitatud arvete ja aruandluse alusel.
Projekti taotlemisprotsessi juures on võimalik kasutada igas maakonnas paiknevate maakondlike arenduskeskuste abi, mis pakuvad oma baasteenuste osas tasuta nõustamisteenust ettevõtetele, kohalikele omavalitsustele, mittetulundusühingutele ja sihtasutustele. Infot nende kohta on võimalik täpsemalt leida
Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse (EAS) koduleheküljelt.Samuti on võimalik taotluse ettevalmistamisel ja projektiidee elluviimiseks kaasata erakonsultantide ja konsultatsioonifirmade abi. Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse poolt on koostatud erakonsultantide andmebaas, mille leiad
siit.
